Załóżmy, że planujemy rebranding marki albo uruchomienie nowej firmowej strony internetowej. Rozpisujemy brief, wyszukujemy w Internecie kilka potencjalnych agencji, wysyłamy zapytania ofertowe i czekamy na odpowiedź. Co prawda nie mamy przyjętego precyzyjnego budżetu na to przedsięwzięcie, ale wiemy, na ile mniej więcej Cię stać. W końcu po otrzymaniu kilku ofert możemy jeszcze doprecyzować swoje założenia, z których to następnie wybieramy te najbardziej rokujące. Na podstawie zaproponowanych cen i założeń ofertowych decydujemy o wyborze idealnego wykonawcy, który ma odpowiednio mocne doświadczenie, wykazuje się zrozumieniem potrzeb, właściwie zdefiniuje wyzwania oraz sposób wykonania i zaproponuje kwoty nieodbiegające od reszty. W końcu otrzymujemy oferty i już po wstępnej lekturze można dostrzec pojawiające się „schody”. Rozstrzał pomiędzy sugerowanymi rozwiązaniami i kosztami realizacji poszczególnych propozycji jest rozległy jak mongolskie stepy.

Po 16 latach spędzonych w branży całkowicie rozumiem ten problem. To jak wielką trudność sprawia klientom wybór agencji i rzetelne zestawienie ofert doświadczałem na własnej skórze przez 12 lat prowadzenia agencji, a także wcześniej, przez 4 lata prowadzenia marki „po stronie klienta”, na długo, zanim w 2011 roku założyliśmy ADream. Współpracując wówczas z wieloma agencjami na rynku, niejednokrotnie mierzyłem się z identycznym wyzwaniem. 

Świadomość potrzeb lub uświadomienie niewiedzy.

Dlaczego wybór właściwego wykonawcy jest trudny?

Porównanie ofert agencji jest możliwe jeśli nie brakuje nam:

• rzeczowej diagnozy problemu, świadomości własnych, zniuansowanych potrzeb i wyzwań stojących przed marką, bardzo szczegółowej dokumentacji
• wiedzy nt. możliwych i optymalnych dróg prowadzących do ich spełnienia oraz, co ważne, podstawowej orientacji w różnicach pomiędzy nimi;
• lub — uświadomionej niekompetencji w powyższych obszarach. Gdy wiemy, czego nie wiemy, wtedy rozumiemy, że nasza marka i zespół potrzebują adekwatnego wsparcia w postaci doradztwa strategicznego. I to też jest OK.

W przeciwnym wypadku błądzimy po omacku i finalnie realizujemy zły projekt oraz tracimy czas, pieniądze, hektolitry kawy, energię i entuzjazm naszych pracowników…

Większość naszych klientów jest przekonanych, że mają precyzyjny brief lub dokumentację na bazie której powinniśmy przygotować wycenę. Patrząc oczami zespołu realizującego projektu w 99% przypadków tak nie jest.

Wybór wykonawcy bazujący na nieprecyzyjnym briefie i niskiej świadomości problemu możemy porównać do wizyty w salonie samochodowym, w którym zapytani o oczekiwania odpowiadamy, że interesuje nas czarne auto, posiadające 4 koła, automatyczną skrzynię biegów i rozpędzające się minimum do 150 km/h. Z uwagi na ilość potencjalnych opcji zakupowych, w kontekście wyboru auta tak ogólne kryteria brzmią absurdalnie, jednak w branży usług marketingowych i IT dla małych i średnich przedsiębiorstw nie są niczym niezwykłym.

Najczęściej gdy nie potrafimy określić wytycznych adekwatnych do potrzeb naszego projektu, pomijamy istotne kryteria selekcji i kierujemy się tym, co nieistotne lub niewystarczające: ufamy fasadowemu wizerunkowi agencji, pewności siebie sprzedawcy, sugerujemy się subiektywnymi wrażeniami estetycznymi nt portfolio agencji, kierujemy się ceną, pomimo braku dostatecznej wiedzy, czy oby na pewno proponowany budżet zakłada pełne rozwiązanie naszych potrzeb na poziomie projektu. Słowem jest to przepis idealny, na to, jak kupić coś od dobrego sprzedawcy, a nie jak zrobić dobry projekt, będący sercem marketingu naszej firmy.

Ucz się na błędach ale jeśli można to na cudzych

Długo zastanawialiśmy się, w jaki sposób zbudować obiektywną i wiarygodną listę kryteriów, w równym stopniu pozbawioną gloryfikacji własnej agencji, co podpartą empirycznymi dowodami płynącymi z naszego bogatego zawodowego doświadczenia / projektowego podwórka. W końcu wartościowy know-how bierze się z lekcji na błędach mierzonych w latach. Dziś chcielibyśmy podzielić się tą nauką, bo nie znamy lepszego sposobu na poprawianie standardów branżowych, uświadamianie rynku i wspieranie w podejmowaniu właściwych decyzji, niż dzielenie się wiedzą i doświadczeniem. Edukacja rynku to długodystansowa, synergiczna gra zespołowa, w której na końcu wygrywają wszyscy ci, którzy chcą się rozwijać.

Poniżej przedstawiamy listę 19 kluczowych kryteriów, które warto wziąć pod uwagę, aby wybrać optymalnego partnera do współpracy, czyli najlepszego pod kątem bieżących potrzeb i aktualnego etapu rozwoju firmy. To sformułowanie jest celowe, bo unikamy jednoznacznych i złotych zasad pt. „najlepsze dla każdego, w każdych warunkach i w każdym czasie” – wszystko zależy od rozmiarów naszej organizacji, skomplikowania potrzeb, aspiracji i budżetu.

Z kim chcesz pracować, a z kim pracujesz?

Agencja, freelancer a może freelancer, który twierdzi, że jest agencją?

Po pierwsze w naszej branży funkcjonuje stara i dobra, symetryzująca zasada: mali z małymi, duzi z dużymi. Kiedy odradzamy współpracę z najmniejszym graczem w zestawieniu, czyli 2-3-osobowym zespołem nazywającym się butikową agencją / studiem projektowym albo freelancerem? Zawsze wtedy, gdy mówimy o dużej złożoności i wadze projektu marketingowego lub projektu IT i brakuje nam doświadczonego zespołu oraz gotowych procedur i przyjętych metodologii prowadzenia tego typu działań. Nie ważne czy mówimy o budowie sklepu www, czy mniejszej, ale istotnej z perspektywy bieżącego marketingu firmowej strony internetowej z 6 widokami statycznymi i 1 formularzem. Doświadczenia naszej agencji wskazują na wysoki procent niepowodzeń w relacjach mikro agencji i freelancerów z firmami naszych dotychczasowych klientów. Brak płynności pracy, nagłe i niezapowiedziane braki kontaktu, opóźnienia projektowe etc. Nie oznacza to, że nie ma dobrych małych zespołów projektowych czy freelancerów, jednak z naszych obserwacji wynika, że najczęściej działają oni jako podwykonawcy większych agencji lub wykonują pojedyncze małe zadania projektowe. Po doświadczeniach naszych klientów widzimy, że ten sam freelancer dla nas jako agencji wykonałby dobrą pracę, ale dla mniej doświadczonego klienta już nie do końca. Dlaczego? Bo mamy przyjęte sprawdzone reguły działania i wiemy, jak ustawić taką współpracę, pracujemy na sprawdzonych systemach do zarządzania projektami, wg. skutecznych metodologii pracy wyznaczamy zadania, weryfikujemy efektywność zasobów i członków zespołu deweloperskiego, skuteczniej egzekwujemy terminy, na końcu posiadamy pełne dane i podstawy do rozliczenia projektu z maksymalną dokładnością — całkowicie fair dla obydwu stron. Gdy w zespole nastąpi nieoczekiwana nieobecność jednego z pracowników, mamy w jego miejsce pulę przynajmniej kilku osób w rezerwie. Na 100% współpraca z freelancerem będzie dużo tańsza, a więc kusząca, jednak projekt, nawet tak powszechny jak firmowa strona internetowa, to nie przedsięwzięcie dla 1,2, czy nawet 3 osób, a dla zespołu przynajmniej 6-7-osobowego. Zajmujemy się w tym artykule najlepszymi praktykami, więc wspominam o pełnym procesie dla poważnej marki, zarządzanym przez doświadczonego projekt managera, pilnującego rzetelnego dopełnienia wszystkich etapów: od UX design, przez copy, UI design, front-end, back-end development, testy i optymalizacje SEO. Decydując się na niedrogi 1-2-osobowy zespół, jakich na rynku jest najwięcej (co też tłumaczy, skąd biorą się tak szerokie dysproporcje wycen), skazujemy się na ryzyko nieukończenia projektu lub, w najlepszej sytuacji, mocnego opóźnienia realizacji, fatum braku komunikacji, nieodebranych telefonów, brak responsywności w razie awarii i, jak często finalnie kończą takie projekty, poniesienie kosztów naprawy lub budowy nowej strony internetowej przez inny zespół w przyszłości. Gdy projekt jednak dojdzie do skutku i zostanie zrealizowany bez większych niespodzianek, dochodzi kolejny problem — mniejszy zespół, to mniej zasobów, aby wykonać go wg najlepszych praktyk. Team składający się z 1-2 osób to zwykle sprzedawca + webmaster, który zwyczajnie nie może być dla nas równoległym wsparciem w 4-5 specjalizacjach, na jakie składa się wykonanie dobrego serwisu www. Analiza odbiorców rozwiązania, konstrukcja przemyślanej ścieżki i struktury UX, unikalny projekt UI wraz z ciekawą typografią ikon, czcionek i stylizacji na stronie oraz wdrożenie grafiki i back-end development, to zwyczajnie za dużo pracy jak na zespół 2-3-osobowy. Zamiast prawidłowo przeprowadzonego procesu rękami doświadczonego zespołu otrzymamy stronę wykonaną na gotowym, powtarzalnym szablonie i często niestabilnym zapleczu technologicznym. Dlaczego odradzamy budowanie poważnych serwisów www na szablonach i jakie są z tym związane ryzyka, opisaliśmy szerzej tutaj.

Kolejnym aspektem, na który warto zwrócić uwagę to spotykany wizerunek freelancerów, którzy prezentują się jako agencje. Wielu klientów, z którymi działaliśmy, było przekonanych, że trafili do agencji, a tak naprawdę za biznesem stał jeden człowiek, który na stronie internetowej przekonywał, iż jest agencją. Jednak fakt, że zna 2 grafików, a sam pełni rolę projekt managera i programisty nie czyni jeszcze z firmy agencji… Agencja to wiele, wiele więcej, o czym wspomnę w kolejnych punktach. Jeśli prowadzisz małą działalność, to, warto rozważyć pracę z freelancerem z polecenia, jednak należy tę relację ustawić w pełnej otwartości oraz świadomości i szczerości wzajemnych potrzeb. Kluczowe jest jednakowe zrozumienie: potrzeb marki, sposobu na osiągnięcie celu, kompetencji wykonawcy, warunków biznesowych, terminów i harmonogramu. Ten ostatni powinien zakładać nie tylko rzeczywistą strukturę procesów, które się na siebie nakładają (jak w diagramie Gantta), ale również winien obejmować czas pracy Twojego zespołu jako zamawiającego, margines czasowy na konsultacje merytoryczne, uwagi i terminy zgłaszanych poprawek oraz akceptacji. Realizacja projektów to gra zespołowa, o czym zamawiający często zapominają, szczególnie we współpracy z freelancerem, który w pojedynkę nie może stanowić dla Ciebie zewnętrznego działu marketingu dysponującego materiałami, koncepcją strategiczną, dobrym copy, grafiką oraz umiejętnością wdrożenia i finalnej produkcji wybranego narzędzia. Jako klienci nie udawajmy, że jesteśmy wielką firmą która zaraz zleci masę innych projektów a freelancer, że jest agencją z latami doświadczeń choć była to praca u szwagra 3 lata temu przy jednym projekcie. Każda współpraca jest możliwa o ile jest szczerze ustalona i określona przez obie strony, nawet jeśli mamy transparentnie wkalkulowane pewne minusy.

Czas nieustannej działalności firmy?

Nie bez powodu piszę o nieustannej ponieważ to, że ktoś prowadził firmę przez 2 lata i zamknął ją 10 lat temu a teraz otworzył ją ponownie nie oznacza, że firma trwa i rozwija swoje know how od 12 lat.

Dlaczego to jest istotne?

Każdy etap rozwoju firmy ma swoje bolączki co ma też wpływ na satysfakcję ze współpracy klientów. Ja mam takie założenie, że w 90% przypadków nie współpracuję z jednoosobowymi firmami bez pracowników etatowych oraz firmami które mają mniej niż trzy lata. Wyjątkiem mogą tu być nowe firmy w ramach większej struktury holdingowej z racji silnego zaplecza know how.

W przypadku jednoosobowych działalności to głównym powodem jest to, że takie osoby mogą też mieć wakacje, chorują, mają różne sytuacje prywatne, kumulację pracy po l4 i urlopach, a priorytetem nie jestem ja tylko: termin, kary umowne które ma ktoś podpisane, skala klienta oraz to który projekt można zamknąć szybciej lub rozpocząć aby jak najszybciej wystawić fakturę. Podobna sytuacja jak z freelancerami. Nie współpracujemy tak bo to wnosi tak ogromne ryzyka do skali naszej działalności, że nas nie stać na to aby je ponosić i nie będziemy tym obarczać również klienta. Szczególnie jest to nieakceptowane w przypadku obsługi księgowej czy prawnej. Konsekwencje pomyłek są dużo większe niż potencjalne korzyści z oszczędności. Wyjątki to bardzo wysokiej klasy specjaliści i to najczęściej konsultanci z bardzo specyficznym know how ale jeśli można robić coś z większą firmą wybiorę większą. Drugą stroną tego samego medalu są za duże firmy, tam jestem żuczkiem w wielkiej machinie a też nie o to mi chodzi aby wielka machina stażystów opiekowała się naszą firmą. Nie wszędzie tak jest ale spotkałem się z tym dlatego przestrzegam. Również można znaleźć tak działające agencje których rozwój jest za szybki i kompensuje się go obniżeniem poprzeczki przy rekrutacji lub np. jest to zwyczajny efekt polityki cięcia kosztów nowego dyrektora finansowego który chce się krótkowzrocznie wykazać.

Druga sprawa to pierwsze trzy lata firmy. Jest to wzmożony etap błędów i nauki. Nie bardzo godzimy się płacić komuś aby uczył się na naszej agencji a już tym bardziej na naszych klientach. Jeśli firma trwa mniej niż trzy lata można założyć że wciąż jest w trybie maksymalizacji poszerzenia know how i łapania spadających szklanek spowodowanych brakiem wypracowanych procedur oraz systemu jakości. Wiele firm nigdy nie wypracowuje swoich standardów mimo dłuższej obecności na rynku, jednak skala popełnianych błędów w czasie mimo wszystko je wypracowuje. Wierzę, że firmy prowadzą ludzie trzeźwo myślący, którzy nie chcą popełniać dwa razy tych samych błędów, uczą się na nich i poprawiają swoje organizacje jednak to wymaga czasu i dojrzałości biznesowej. Dlatego biorąc pod uwagę firmy które są na rynku mniej niż 3 lata dodajemy istotny aspekt ryzyka do naszego projektu.

My jesteśmy na rynku prawie 12 lat i doskonale pamiętam jaką firmą byliśmy o okresie 1-3, 4 – 7, 8-10 oraz teraz. Każdy z tych etapów wnosił coś nowego i były to inne obszary pracy nad firmą. Realnie mogę powiedzieć, że okres w którym świadomie pracujemy nad firmą to ostatnie 3 lata mimo, że procedury poprawiające firmę tworzymy od samego początku. Takie podejście ma ogromne znaczenie. Osobiście uważam, że 5,6+ to już spore bezpieczeństwo.

Jakoś to bardzo daleko od jakość.

To czy firma ma lawinę reklamacji czy nie, nie dowiemy się od razu. Najbardziej problemowe sytuacje nie są opisane w opiniach na internecie. Jest jednak sposób, który pozwala to zweryfikować. Warto zrozumieć w jaki sposób firma może dbać o jakość. Jakość to nie jest dzieło przypadku, jakość jest efektem powtarzalności wykonywanych dobrze czynności a te aby były wykonywane muszą być sproceduryzowane. Tylko dzięki dobrze opracowanym procedurom organizacyjnym np. procedurze startu czy oddania projektu nie będziemy skazani na to, że miesiąc po oddaniu projektu będziemy się upominać o dodanie favicona w przeglądarce, dane dostępowe, zabezpieczenie strony przed włamaniami czy dodanie kodu odpowiadającego za statystyki. Jak sprawdzić czy firma posiada procedury? Zapytać czy posiada procedury? I co odpowie dobry handlowiec? Odpowie, że owszem mamy i pewnie nie skłamie bo pomyśli o procedurze przeniesienia strony na serwer którą kiedyś jakiś programista napisał dla drugiego ale to nie to na czym nam zależy. Możemy zapytać wprost “Jak dbacie o jakość swoich produktów” “Jak dbacie o to aby kliencie nie wracali z reklamacjami?” Myślę, że odpowiedź jasno pokaże czy firma to ma czy przedstawiciel firmy próbuje “jakoś” wybrnąć z tego pytania.

U nas wygląda to tak, że za każdym razem jak coś do nas wracało lub czuliśmy, że coś mogło działać lepiej dodawaliśmy to do procedur. Był moment w którym procedura oddania projektu miała 34 punkty i robiliśmy rzeczy o których klient nawet nie wiedział, że je robimy. Nie chcieliśmy się tym dzielić ale wiedzieliśmy, że należy to zrobić i nie liczyć na to, że może klient się nie zorientuje ponieważ jeśli się pod tym podpisujemy to ma to być zrobione tak jak wiemy, że ma być zrobione. W przypadku klienta który sprzedawał produkty inwestycyjne nasze procedury pozwoliły na sprzedaż za kilka milionów w sytuacji gdy klient myślał, że stracił ponad 40 potencjalnych transakcji na swoje apartamenty i może zapomnieć o ich finalizacji. My przewidujemy by nie musieć w panice reagować.

Ilość zrealizowanych projektów w portfolio oraz case study?

Polityka tworzenia portfolio w agencjach jest różna. Jedni wychodzą z założenia, że robimy projekty a najlepsze wrzucamy do portfolio by pokazać, że potrafimy. Można ale jaka jest wtedy gwarancja, że nasz projekt to jest też ten z tych do portfolio a nie dla faktury? Druga sprawa która mówi też wiele o firmie to czy firma ma zrobione portfolio i miała czas na to aby w nie zainwestować swój czas.

Był taki okres naszej firmy dawno temu, że i my jak szewc bez butów chodziliśmy. Albo nie było czasu albo nasz dyrektor kreatywny Wojciech Kmiecik stwierdził, że projekt się do portfolio nie nadaje.

Podjęliśmy wtedy dość odważną z punktu finansowego dla nas decyzję. Po pierwsze wprowadzamy politykę, że każdy projekt trafia do portfolio. Każdy ma nas reprezentować, być nośnikiem jakości naszej agencji, budować naszą pozycję na rynku i pozyskiwać kolejne zapytania od firm. Uczciwie mówiąc kiedyś tak nie było, to ten etap firmy gdzie byliśmy w stanie zejść z jakości aby dogadać się z klientem. To był błąd. Klient był zadowolony i nawet chciał nas polecać, ale gdy chciał nas polecić komuś kto oczekiwał wysokiej jakości pracy ta osoba patrzyła na ten projekt i mówiła, nie to nie oni, szukam kogoś kto zrobi coś na wyższym poziomie.

Dlatego m.in podjęliśmy decyzję o tym, że każdy projekt trafia do portfolio albo go nie robimy. Jesli nie wyrabiamy z tym aby wszystkie dodać to mamy się zastanowić który dodajemy a nie który się w ogóle nadaje do dodania. 

Budowa portfolio to też jeden z miękkich wskaźników rozwoju naszej agencji który corocznie podsumowujemy. Jest ona dla nas również pewnym miernikiem wartości firmy. Jest to też motywujące dla specjalistów pracujących w projektach ponieważ ludzie chcą robić rzeczy bardzo dobre, nikt nie chce pracować przy projektach które mają być dla przemiału aby wyrobić na koszty. Jeśli firma prowadzi taką politykę można się zastanawiać czy ludzie którzy tam pracują są dobrzy ponieważ na dzisiejszym rynku pracy naszymi najważniejszymi klientami są nasi pracownicy a oni chcą pracować wyłącznie przy projektach które mają sens i dają im rozwój.

Jeśli firma nie ma portfolio to też warto się zastanowić czy jeśli nikt w firmie nie jest w stanie zorganizować czasu na to aby zbudować wizerunek firmy to czy mój projekt będzie w dobrych rękach i zostanie oddany terminowo?

Jak duży jest zespół?

Tu głównie ryzykiem jest sytuacja w której jest za mały, ponieważ jeśli firma składa się z bardzo małego zespołu to pytanie czy jeśli ktoś zachoruje to czy projekt będzie dalej kontynuowany. Jeśli jedną z osób, które pracuje przy projektach jest właściciel, który ma tonę innych obowiązków min najczęściej też sprzedaż to też jest szansa, że nasz projekt na tym ucierpi albo jakościowo albo terminowo. W naszym przypadku 20 specjalistów zajmuje się stronami internetowymi, w ich skład wchodzą m.in graficy, back-end i front-end developerzy, specjaliści UX. W grupie ADream pracuje ponad 30 osób.

Z kim się kontaktuję prowadząc projekt i kto zleca poprawki do projektu?

W wielu agencjach klient kontaktuje się z grafikiem i programistą. Nie rozumiemy tego podejścia, ponieważ z naszych doświadczeń wynika, że zarówno webdesignerzy oraz deweloperzy nie lubią/nie potrafią komunikować się skutecznie z klientami. Wyjątkami są osoby odpowiadające za architekturę projektu oraz dokumentacje. W naszym przypadku rolą projekt managera jest komunikacja z klientem i jest to aktywna współpraca a nie tz forward manager czyli ktoś kto nawet nie czyta tylko przesyła do grafika czy programisty. Gdy zostaje przygotowany projekt najpierw poprawki przesyła projekt manager i dopiero gdy on przechodzi ocenę projekt managera i dyrektora kreatywnego może on trafić do klienta jednak często jest inaczej i to klient ma zlecać poprawki i opisywać swoje sugestie bo “może klepnie”. Zgłaszamy się do agencji ponieważ to nie my mamy wiedzieć tylko mamy dostać dobry projekt i mamy mieć jedną osobę do kontaktu a nie sami zarządzać zespołem ludzi. Jeśli źle wybierzemy mamy jak w banku kilkadziesiąt godzin pracy dodatkowej po naszej stronie jako zamawiający.

Jak mogę się kontaktować?

Wiem, że wydaje się to dziwne ale są firmy gdzie właśnie jedyną formą kontaktu jest email. M.in po to aby wszystkie ustalenia i komunikacja były potencjalnym materiałem dowodowym oraz bo specjalistom łatwiej pisać niż rozmawiać z klientem. My na każdą wiadomość odpowiadamy do jednego dnia roboczego i wolimy rozmawiać by wymieniać poglądy a nie stanowiska. W razie braku możliwości kontaktu z powodu urlopu lub choroby przekazujemy kontakt do osoby zastępczej wdrożonej w projekt która w systemie zarządzania projektem ma wszystkie informacje o projekcie nawet jesli nastąpiła sytuacja losowa i nikt nie miał czasu na zdelegowanie projektu.

Jak jest prowadzony projekt?

Wiele firm prowadzi projekty poprzez email, my wiemy, że to nie jest skuteczne i nie da się tak robić szczególnie dużych projektów. Pamiętamy czasy sprzed 10 lat jak maile miały 20 wątków które ginęły w trakcie dalszej próby procesowania czy to z naszej winy bądź klienta. Nie wspomnę już co się działo jak trafiało to do grafika lub programisty. Tak się nie da pracować skutecznie i metodycznie. Nasze projekty prowadzimy w systemie do zarządzania projektami przez co możemy zagwarantować systemowe podejście do osiągnięcia rezultatu. Istnieje możliwość założenia konta dla klienta, przeszkolenia i przeniesienie pełnej komunikacji na system gdzie wszystkie zadania są wątkowane i nie ma możliwości jak w przypadku maila, że coś zostanie bez odpowiedzi lub przeoczone a projekt ma na bieżąco tworzony raport z postępu pracy. Warto to ustalić ponieważ często szkolenie z systemu oraz wdrożenie jest wartością dodaną samą w sobie do współpracy i generuje dużo oszczędności czasu po stronie zamawiającego. Zawsze warto rozmawiać jednak ustalenia wątkować i egzekwować systemowo. 

Jak wyceniony jest projekt?

W naszej agencji pokazujemy jasno ile godzin planujemy na projekt i po jakiej stawce działamy.

Opracowujemy ilość różnych widoków oraz funkcjonalności. Warto zawsze zapytać ile godzin jest planowane na projekt. Jeśli ktoś coś wycenił za 2000 i ma stawkę 100 zł netto to warto zadać sobie pytanie dlaczego jedna firma zaplanowała na projekt 200, druga na 100 godzin a inna tylko 20. Przejmowaliśmy już projekty gdzie nasi klienci zachęceni okazjonalną ofertą kupowali coś co finalnie bardzo odbiega od ich wyobrażeń. Jeśli firma nie uszczegóławia co robi tylko wpisuje lakonicznie liczbę godzin lub kwotę to najczęściej jest ryzyko, że albo przeszacowana albo niedoszacowuje. Prawdopodobnie teraz to co napiszę będzie dużym zaskoczeniem ale kto ponosi największe straty z tego, że agencja źle wyceniła projekt?

Niestety Klient, wydaje się to dziwne ale tak jest. Ogromne znaczenie dla projektu ma to czy agencja na projekcie zarabia, broni rentowności czy traci bo z dobrego projektu który jest tworzony w trosce o klienta firmę przechodzimy do etapu w którym trzeba to jakoś spiąć a na końcu klient już nie jest wogóle istotny tylko trzeba oddać coś co pasuje do specyfikacji jako tako bo wykonawca tonie finansowo na projekcie. Przejmowaliśmy takie projekty po różnych agencjach i najczęściej to były dobre agencje, które nie dogadały dobrze zakresu lub wykazywały się kompletnym brakiem asertywności przez co traciły na projekcie i chciały go oddać. Przejmowanie takiego projektu po innych agencjach z tz długiem technologicznym kosztowało klienta zawsze więcej. Dlatego podejście typu “ jak się agencja pomyliła i zapłacimy mniej to tym lepiej dla nas” na 100% się w przyszłości zemści. Ja zawsze zlecając pracę komukolwiek myślę o tym czy ten człowiek na tym zarobi i czy kosztorys jest sensowny, ponieważ po budowie domu wiem, że wykonawcy którzy się pomyli i niedoszacowali nie mają żadnej motywacji do pracy. Sam niejednokrotnie wykańczając dom sprawdzałem jak są zbudowane kosztorysy i czy wykonawca to dobrze przeliczył bo wiedziałem, że jak się pomylili to i tak finalnie przełoży się to na termin lub jakość. Oba te czynniki miały wpływ na inne ekipy itd.  Nikomu nie życzę również chodzenia po Polskich sądach i sądzenia się z agencją. Nawet agencja która zaczyna i chce się wykazać początkowo przyjmując zlecenie za niższą kwotę po kilku tygodniach pracy traci zapał i zostaje gorycz dużej ilości pracy za małe pieniądze. Jeśli nie płacimy odpowiednio pieniędzmi najczęściej zapłacimy stresem i czasem.

Jaki jest okres gwarancji i co ona zawiera?

Gwarancja zależy od tego czy planujemy stowrzyć serwis na oprogramowaniu dedykowanym czy za pomocą oprogramowania na licencji open source np. WordPress. Gdy projekt jest oparty o nasze dedykowane rozwiązanie to wiemy, że jeśli tylko nie ma problemów na serwerze to będzie ono działało przez lata.

Inaczej ma się sytuacja gdy projekt zakłada wykorzystanie np systemu WordPress. 40% stron w internecie na dzień dzisiejszy opiera się o ten CMS jednak to rozwiązanie mimo swych wielu zalet ma też wady. Jest ciągle rozwijane również w uwagi na fakt, że jest na celowniku wszystkich hakerów. Oprogramowanie jest bezpieczne o ile jest aktualne. 

W naszym przypadku na wszystkie nasze strony udzielamy 12 miesięcznej gwarancji. Obejmuje ona wszystkie wady ukryte systemu oraz przywrócenie strony w przypadku awarii z kopii zapasowej wykonanej w dzień oddania projektu. Gwarancja nie obejmuje jednak bieżącej aktualizacji wszystkich komponentów i ewentualnego serwisowania oraz bieżącej aktualizacji silnika.

Jak wygląda serwisowanie i aktualizacja po oddaniu projektu?

Taką usługę świadczymy osobno w ramach serwisowania forsecure.pl Nigdy nie zostawiamy klientów bez możliwości stałej aktualizacji i serwisu w oparciu o nasz 8 letnie know how zapewniając jednocześnie minimalny koszt miesięczny takiej usługi. Oprócz niezbędnych aktualizacji, usuwamy potencjalne wirusy, monitorujemy strony oraz zabezpieczamy je przed włamaniami. Wg. naszych partnerów technologicznych jesteśmy pierwszą agencją w Polsce, która podeszła do tematu bezpieczeństwa WordPressa poważnie, projektując do tego odpowiednie procedury zapewniające jakość i tworząc własne systemy wspierające te prace.

Wiele firm tworzy strony na systemie wordpress jednak nie informuje o tym, że stronę trzeba regularnie czasem kilka razy w miesiącu aktualizować. My znaleźliśmy złoty środek który pozwala tworzyć strony w oparciu o system wordpress które nie są tak narażone na ataki jednak wynika to z doboru technologii o której wspomnę w kolejnych punktach. 

Strony internetowe są jak samochody, muszą przechodzić serwis i badanie techniczne tylko, że w IT trzeba to robić często co tydzień a nie co rok.

Jak rozliczane są prace dodatkowe w trakcie projektu i co jest pracą dodatkową?

Czasem zakres prac nie pozwala na stworzenie precyzyjnej wyceny. Naturalnym elementem współpracy jest to, że gdy zaczynamy z klientami pracować zaczynamy transferować know how do firmy klienta, przez co pojawiają się lepsze pomysły niż pierwotnie zamierzone. W tracie projektu zaczynają się modyfikacje. Całość prac mierzona jest wtedy za pomocą monitoringu czasu pracy na zadaniach. System pozwala mierzyć czas pracowników co do sekundy oraz generować szczegółowe raporty dla klientów z prac dodatkowych z podglądem tych prac w czasie rzeczywistym. To bardzo istotne aby zapytać jak firma rozlicza takie prace szczególnie gdy dopiero wspólnie tworzymy rozwiązanie i nie jest ono określone i możliwe do skosztorysowania lub nie chcemy za każdym razem zatrzymywać projektu by zakontraktować prace na 30 minut. U nas każdy specjalista pracując na zdaniu od razu włącza start stop na zadaniu. jeśli firma nie ma takiego rozwiązania już wdrożonego to nie wdroży go dobrze pod projekt. Kluczowe jest ustalić jak projekt jest realizowany czy w modelu Fixed Price czy Time and Material. 

Czy podpisując umowę można się z niej wycofać gdybym był niezadowolony z tego jak wygląda realizacja projektu?

Aby zapewnić klientom bezpieczeństwo i elastyczność wynagrodzenie za projekt rozliczany etapowo. Jeśli klient chce zakończyć współpracę na przykład po analizie konkurencji lub etapie graficznym, przekazujemy mu opracowane materiały, a koszty projektu są rozliczane proporcjonalnie do poświęconej pracy. Jeśli nie ma chemii nie ma co pracować ze sobą na siłę. Przez prawie 12 lat zdarzyło nam się taka sytuacja dwa razy więc się jej nie boimy a nie czujemy potrzeby wiązania klientów na siłę. Warto o to agencję zapytać ponieważ znamy sytuację w której handlowiec obiecywał złote góry a potem z umowy nie dało się wycofać lub projekt przedstawiony klientowi był zupełnie innej jakości niż te które widział w portfolio.

Referencje i rekomendacje

Ponad 75% naszych klientów jest z rekomendacji. Przez 5 lat działaliśmy w organziacji BNI która łączy przedsiębiorców z całego świata, którzy wzajemnie się wspierają pod warunkiem gwarancji wysokiej jakości usług. Dodatkowo nasze rekomendacje można sprawdzić na stronie https://adream.pl/referencje

Koniecznie trzeba sprawdzić referencje oraz jakiej skali projektu one dotyczyły. Ilość referencji jest pewnym wskaźnikiem. Jeśli mamy referencje z naszej branży tym lepiej choć jeśli działamy w pewnej niszy będzie ciężko znaleźć takiego wykonawcę. 

Etapy dostosowane do projektu

W przypadku większych projektów, które mają na celu wprowadzenie nowego produktu lub usługi na rynek praca zaczyna się dużo wcześniej niż zostanie napisana linijka kodu. Analiza konkurencji, ścieżka konwersji czy prototypowanie to procesy, które pozwolą w najdokładniejszy sposób przewidzieć sukces projektu. Aspekt procesów projektowych jest bardzo istotny ponieważ wiele firm działa w oparciu o gotowe motywy kupione za 50$ dzięki czemu projekty stron są tańsze ale nie są dopasowane do potrzeb klienta ani grupy docelowej przez co nie realizują celów biznesowych. Najczęściej takie projekty są robione przez jedną osobę a nie jak w przypadku profesjonalnych ścieżek projektowych zespół liczy ok 6 osób. Koniecznie trzeba dopytać o to w jakim procesie są tworzone serwisy internetowe ponieważ często tworząc tanią stronę w skróconych procesach, zapłacimy za to na etapie prowadzenia kampanii marketingowej opłacając budżety mediowe przy jednoczesnym ciągłym braku efektów marketingowych.

Czy firma może pochwalić się skutecznością swoich stron?

Wiele firm po prostu tworzy strony niekoniecznie je potem promując. Warto dopytać o model w jakim działa firma. Czy po prostu robi strony czy angażuje się w rozwój firmy klienta. Dla nas strona www to serce marketingu firmy które pod trafia opiekę naszej drugiej agencji która zajmuje się promocją – When.pl. To dodatkowy motywator do tworzenia skutecznych stron internetowych. Jeśli stworzylibyśmy coś co będzie słabe, nasza druga firma nie podejmie się promocji lub nie będzie wyników. Nie świadczyłoby to dobrze o naszych produktach i powodowało sprzeczki pomiędzy naszymi zespołami które pracuję w jednym biurze a chcą realizować dobre wyniki w swych kampaniach.

My w naszym portfolio mamy wiele case study które opisuje projekty od powstania po finalne wyniki marketingowe.

Czy tworzycie stronę przy użyciu wtyczek?

Jest dosłownie kilka rozwiązań których używamy, jednak nasza polityka firmy zakłada tworzenie dedykowanych rozwiązań nawet w systemie WordPress dla klientów a nie używanie gotowych komponentów, które mogą mieć luki w bezpieczeństwie lub istnieje ryzyko, że twórca przestanie rozwiązanie aktualizować. Dzięki temu nasze produkty mają więcej możliwości w zakresie rozwoju oraz dostosowania. Najgorszym możliwym rozwiązaniem jakie stosują różne inne agencje jest wdrożenie wtyczki, która jest zbliżona funkcjonalnościami i jej dostosowanie w kodzie. Jeśli po kilku miesiącach okaże się, że podstawowa wtyczka będzie mieć lukę w bezpieczeństwie nie będzie można jej aktualizować z uwagi na zmiany wprowadzone przez agencję. Nasze produkty są też pisane w sposób dedykowany a nie tworzone z szablonów które są słabo zoptymalizowane oraz posiadają często po krótki czasie luki w bezpieczeństwie.

Dobór technologii czyli jak będzie tworzona strona www?

To nie jest tak, że jakaś konkretna technologia jest najlepsza dla wszystkich. Sami często w zależności od skali projektu rekomendujemy różne podejścia jednak na dzień dzisiejszy standardem staje się tzw headless, podejście dzięki któremu możemy mieć stronę działającą szybciej niż konkurencji oraz która ma bardzo podwyższony standard bezpieczeństwa.
W skrócie wygląda to tak, że to co widzą klienci jest na jednym szybkim serwerze a nasz panel administracyjny na innym przez co wszystko działa szybciej ponieważ serwery wymieniajać tylko potrzebne dane przez tz protokół API. My używamy technologii react.js którą stworzył Facebook i na niej wciąż działają portale Facebook i Instagram.
Warto zapytać czy agencja tworzy stronę w oparciu o tz headless czy po staremu jako html, css i java script. Tworzenie stron w oparciu o stare technologie wciąż jest realizowane przez wiele firm choćby z uwagi na brak 600 000 programistów w Europie ale pytanie czy my chcemy mieć tak budowaną naszą stronę, a jeśli tak to dlaczego.
Napisaliśmy na ten temat osobny artykuł który można przeczytać tutaj.

Liczę, że ten artykuł rozwiał wiele wątpliwości i pozwoli też na uniknięcie wielu błędów przy wyborze wykonawcy.
Jeśli masz pytania napisz do nas i umów się na darmową konsultację. Możesz też wypełnić brief przechodząc tutaj.

Jeśli chcesz otrzymać plik excel który pozwoli porównać oferty różnych wykonawców w oparciu o te kryteria napisz do nas i poproś o plik tutaj.